RANCANG BANGUN PROTOTYPE PRODUK PAKET SISTEM KOMPUTASI AKUNTANSI KEUANGAN

Sebuah organisasi pada dasarnya membutuhkan sistem penunjang kegiatan operasional (khususnya transaksi keuangan) yaitu manajemen data keuangan dan keamanan informasi yang berkaitan dengan privasi data keuangan. Kebutuhan manajemen data keuangan yang terdiri dari integritas sistem yang meliputi siklus akuntansi (transaksi jurnal, penyusunan buku besar, jurnal penyesuaian, penyusunan neraca saldo, dan penyusunan laporan keuangan), dan customisasi akun yang dipakai hingga mencetak laporan keuangan. Sedangkan keamanan informasi keuangan berkaitan dengan privasi data transaksi sehingga hanya akuntan atau orang yang berhak yang boleh mengakses informasi tersebut.

Secara umum kebutuhan tersebut diperlukan sistem informasi akuntansi keuangan yang memadai. Rancang Bangun Prototype Produk Paket Sistem Komputasi Akuntansi Keuangan merupakan aplikasi produk paket sistem informasi akuntansi keuangan yang dapat menangani manajemen data keuangan organisasi agar lebih terorganisasi dan terstruktur serta keamanan informasi keuangan menjadi lebih meningkat karena adanya pengaturan hak akses yang berbeda dan pencatatan (log) setiap perubahan informasi pada transaksi aplikasi hingga mencetak laporan keuangan.

Dalam Tugas Akhir ini dibangun Rancang Bangun Prototype Produk Paket Sistem Komputasi Akuntansi Keuangan merupakan salah satu solusi yang diharapkan dapat menjawab permasalahan kebutuhan sebuah organisasi untuk menunjang kegiatan operasional seperti manajemen data keuangan dan keamanan informasi khususnya di Indonesia.

Tentang Sistem Informasi Akuntansi

SISTEM PENJUALAN
TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan sistem penjualan adalah:

* Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
* Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit
* Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen
* Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat
* Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat
* Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang
* Untuk menjaga keamanan produk
* Untuk menjaga kas perusahaan

INPUT SISTEM PENJUALAN

* Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen
* Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
* Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
* Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
* Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
* Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
* Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
* Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
* Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
* Deposit slip. Slip setoran di bank.
* Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
* Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
* Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
* Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
* Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
* Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
* Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.

OUTPUT SISTEM PENJUALAN

* Order konsumen yang belum terpenuhi
* Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
* Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
* Jurnal penerimaan kas
* Daftar memo kredit
* Daftar umur piutang

PENGENDALIAN INTERNAL

Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan

* Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
* Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
* Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.
* Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
* Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
* Pencurian produk jadi perusahaan
* Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
* Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.
* Lapping.
* Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
* Virus.
* Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)
* Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian
* Kegagalan server.

Pengendalian Umum:

* Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
* Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
* Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
* Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
* Pengendalian otorisasi.
* Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunc

SYSTEM AKUNTANSI PENJUALAN

Ruang Lingkup :

System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Jenis Penjualan

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

* Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
* Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
* Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Unit Organisasi yang terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.

Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

Dokumen yang digunakan

1. Penawaran Harga (PH)
2. Order Form (OF)
3. Memo
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
2. 3 Tembusan langganan
3. 4. Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
1. 1. Invoice
2. 2. tembusan Piutang
3. 3. tembusan Jurnal
4. 4. arsip di bagian order penjualan
10. Faktur Pajak
1. 1. Faktur Pajak
2. 2. Arsip
3. 3. Extra Copy
11. Kwitansi

Sumber daya

* Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link

* Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

Strukture Organisasi

* Melakukan konsolidasi

Sasaran

* Automatisasi system akuntansi Penjualan
o Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
o Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
o Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
o Dll

Waktu yang diperlukan

* Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006

Biaya

* Konsultan/dokumentasi : -
* Programmer : -
* Pelatihan : -

Uraian Prosedur

Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Bagian Transportasi (Sopir)

Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice/Faktur

1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :

Bagian Piutang

1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan

B. Bagian buku besar

Bagian Jurnal Penjualan

1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

Bagian Jurnal Pembelian

1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

sistem informasi ukm

Sistem Akuntansi
Bagaimanapun, proses pembukuan yang baik bukanlah sesuatu yang mudah dibangun oleh kebanyakan orang. Untuk usaha yang kompleks, dibutuhkan pemahaman yang cukup mengenai proses bisnis, prinsip-prinsip pembukuan, dan sistem informasi yang dibutuhkan oleh sebuah entitas (perusahaan) pada umumnya. Inilah tantangan yang pertama.
Memang bagi usaha mikro, buku kas sudah merupakan sistem informasi yang cukup memadai. Misalnya bagi usaha counter voucher handphone, toko buku atau sebuah warung bakso.
Namun sistem pembukuan akan berkembang seiring dengan kemajuan usaha tersebut. Dimulai sistem simpan uang receh di kantong baju dan celana dan uang besar disimpan dalam dompet, berkembang menjadi buku kas dan kotak uang di laci meja. Sistem sederhana itu kemudian berkembang menjadi kalkulator kecil yang ada kertas print-outnya dan kotak uang yang lebih besar. Kemudian berkembang lebih jauh lagi menjadi mesin cash register untuk transaksi-transaksi tunai dan brankas uang dengan kunci kombinasi untuk kas besar. Pada tingkat ini, usaha tersebut biasanya sudah terdiri dari 10 sampai ribuan pegawai, dan perkembangan sistem pun akan semakin kompleks ke arah spesifikasi usaha yang dikerjakan.
Untuk usaha perbankan, sistem penerimaan dan pengeluaran kas tersebut kemudian akan berkembang lagi pada bagian operasional menjadi kas teller dan kas besar dengan tingkat keamanan berlapis. Namun bagi perusahaan lainnya, seperti sebuah perusahaan manufaktur, sistem kas mungkin tidak akan berkembang sampai harus dikelola oleh beberapa kasir/teller, namun sistem penjualan/pembelian bahan baku dan sistem pergudangannya-lah yang harus berkembang lebih jauh lagi.
Semakin besar perusahaan, maka sistem-sistem yang berjalan biasanya harus memproses lebih banyak transaksi, dan semakin banyak transaksi membutuhkan biaya pengelolaan yang semakin besar pula untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan keterlambatan proses pembukuan. Disinilah mulai dirasakan perlunya terobosan teknologi untuk sebuah sistem yang ter-integrasi dan lebih otomatisasi.
Pada umumnya, semua sistem yang semakin spesifik ini disediakan oleh aplikasi sistem informasi akuntansi yang sudah tersedia di pasaran tersebut. Aplikasi tersebut dapat berjalan, baik pada sebuah stand-alone komputer, maupun dalam sebuah jaringan yang terdiri dari dua atau lebih komputer yang masing-masing mampu melayani fungsi-fungsi yang berbeda yang ditawarkan oleh sistem-sistem yang tadi kita bahas. Pada umumnya, software-software akuntansi sudah menyediakan fungsi kasir, fungsi penjualan, fungsi pembelian, fungsi gudang, fungsi pembukuan dan fungsi perpajakan.

cara kerja, manfaat, dan tujuan sitem informasi akuntansi

Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
 Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
 Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
 Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?

Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
 Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
 Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
 Meningkatkan efisiensi
 Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
 Meningkatkan sharing knowledge
 menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

TUJUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations).
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers).
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship).